Как отключить (включить ) автоответ на андроид

Содержание

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы авторизовались и не использовали аккаунт Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.


Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. Открываем в меню вкладку «Файл».

  2. Выбираем раздел «Сведения».

  3. Из предложенных функций выбираем «Автоответы».

  4. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

  5. Еще вы сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и удалить все временные рамки.

  6. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем пункт «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)». Далее вводим текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово!

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. Открываем раздел «Файл», и кликаем на автоответ.

  2. В появившемся окне щелкаем по опции «Отравляем автоответы». Если нужно, можете установить определенный интервал времени. Далее кликаем на «Правила».

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», кликаем на «Добавить».

  4. Затем необходимо проставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправленные лично мне» и «Переслать». В поле «Кому» выбираем адресата.

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на подтверждающую кнопку «ОК» у вас будет извещение о том, что вы не подключили автоответ.
  6. Кликните по кнопке «Да», и тогда «Заместитель» будет функционировать без подключенного автоответа.

Версия 2ОО7

  1. Открываем раздел «Сервис» в меню.

  2. Находим пункт «Заместитель» и щелкаем по нему.

  3. Включаем функцию, при этом отметив такой параметр, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

  4. Вы также сможете установить временной промежуток, когда опция автоматического ответа должна работать, а можете убрать галочку возле варианта «Совершать отправку лишь в течение последующего периода» и убрать все временные рамки.

  5. Когда вы готовите уведомление для коллег, выбираем раздел «В пределах организации», а для остальных – «За пределами организации (Вкл)».

  6. Пишем текстовое сообщение для автоматической отправки.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Как настроить автоответчик в почте

Итак, как же настроить автоответчик в почте. Все Вы пользуетесь разными почтовыми клиентами. Я рассмотрю основные из них и объясню, как настроить автоответчик яндекс, гугл и мэйл. Приступаем!

Автоответчик Яндекс

Яндекс почта, думаю, является одной из самых популярных среди русскоговорящих пользователей. С нее и начнем. Вообще, Яндекс создал много полезных инструментов: , фоторедактор, почту для домена. Я уже не говорю про инструменты для Вебмастеров.

Чтобы включить автоответчик для яндекс почты заходим в нее, в правом верхнем углу нажимаем на шестеренку и выбираем «Правила обработки писем».

И нажимаете на кнопку «Создать правило».

Но сначала обратите внимание на черный и белый список. Если Вы не желаете больше получать писем от какого-то адресата даже в папку спам, то добавьте его в черный список

А в белый внесите проверенные и важные для Вас адреса.

Теперь создаем правило. Сначала выбираем к каким письмам его следует применять. Выбираем все.

Строку с условием удаляем.

Затем спускаемся вниз, нас будет интересовать последняя строка: «ответить следующим текстом».

Сначала нужно ее активировать, введя пароль от почтового ящика:

Кстати, чтобы никогда не забывать пароли и хранить их в надежном месте, советую расширение .

Теперь нужное нам поле активировано, ставим галочку и пишем текст для автоответчика. Наконец, нажимаете сохранить правило. Его Вы сможете удалить или изменить в любой момент.

Отправьте себе на почту письмо с другого ящика, чтобы проверить, как работает автоответчик.

Если Вы используете почту для домена от , то для нее автоответ настраивается точно так же.

Автоответчик для Mail почты

Затем включаете автоответчик и пишете сообщение.

Если Вы хотите включить опцию только на определенный период, например, на время отпуска, то поставьте галочку и укажите дату окончания предоставления услуги.

Автоответчик Gmail

Для гугл почты сценарий настройки тот же самый. Нажимаете на шестеренку в правом верхнем углу и в общих настройках спускаетесь в самый низ. Включаете автоответчик и указываете текст письма. И, конечно, сохраняете.

Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом

Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии

Как запускаются автоответы чат-бота

В системе нашего чат-бота есть понятие «триггер» — это условие, по которому будет отправляться автоответ или запускаться последовательная цепочка сообщений.

Вы можете использовать триггеры двух видов: предустановленные и те, что можно создавать вручную.

Предустановленные триггеры

В личном кабинете SendPulse перейдите во вкладку «Messengers», откройте свою подключенную страницу Facebook. Вы увидите в разделе «Структура бота» такие триггеры: «Сразу», «Стандартный автоответ» и «Отписка от бота».

Триггер «Сразу»

Используйте его, чтобы отправлять уведомление после подписки на рассылку. По желанию можете отключить отправку сообщения по этому триггеру. Однако мы советуем поприветствовать пользователя и поблагодарить его за подписку, например:

Пример автоответа для триггера «Сразу»

Также рекомендуем в приветственном сообщении после подписки рассказать пользователю, как можно отписаться от бота, если вдруг ваши сообщения окажутся ему неинтересны. Для отписки от бота установлены стандартные команды «/unsubscribe» и «/stop».

Триггер «Стандартный автоответ»

Прописать цепочки на все запросы пользователя невозможно. Если человек напишет фразу с ключевым словом, для которого не настроен триггер, ему отправится сообщение по «Стандартному автоответу».

Придумайте подходящее сообщение для такого случая. Оно должно быть универсальным и перенаправлять подписчика на другой канал связи с вами, чтобы он все-таки мог решить свой вопрос. Например, укажите в тексте сообщения номер телефона или добавьте ссылку на форму обратной связи.

Также можно перенаправить чат на администратора, чтобы он самостоятельно связался с пользователем и решил проблему. В нашем чат-боте сделать это можно с помощью блока «Действие». Просто отметьте опцию «Открыть чат» в настройках блока, когда будете строить цепочку. Общение продолжится плавно, без оповещения пользователя, что чат переключили на администратора.

Подробнее об этом и остальных блоках цепочки автоответов в Facebook Messenger расскажем ниже.

Триггер «Отписка от бота»

Триггер используется, чтобы отправить сообщение после ввода команды отписки. Он запускает автоответ с оповещением, что пользователь успешно отписался от чат-бота.

Пример автоответа для триггера «Отписка от бота»


Но для полноценного общения с подписчиками предустановленных триггеров недостаточно, поэтому вам нужно будет настроить для себя еще ряд нужных триггеров самим.

Триггеры, которые можно создать вручную

Чтобы создать условие, по которому запустится автоответ или цепочка сообщений, в разделе «Структура бота» нажмите «Создать триггер» и приступайте к его настройке.

В системе существует два типа триггеров, которые можете настроить самостоятельно. Тип триггера определяет, по какому условию будет запускаться сообщение или цепочка: в ответ на подписку или на ключевое слово во фразе подписчика.

Тип триггера «После подписки»

Запускает цепочку автоответов после подписки через интервал, который вы указываете в минутах, часах или днях.

Добавление триггера «После подписки»

Этот тип триггера можно использовать вместо предустановленного триггера «Сразу» и отправлять с его помощью приветственное сообщение.

Или же можете привязать к нему цепочку с сообщениями, которые познакомят пользователя с компанией, тарифами, программой лояльности и ассортиментом.

Тип триггера «Команда»

Реагирует на ключевые слова в сообщении подписчика и запускает нужную цепочку автоответов. Прописать ключевые слова можно в настройках триггера.

Обратите внимание, что прописывать нужно именно ключевые слова, а не словосочетания. Можно добавить несколько разных слов, по которым будет запускаться цепочка, например: «доставка», «отправка», «самовывоз», «получение»

Добавление триггера «Команда»

Если пользователь пишет слово, которое неточно совпадает с прописанными ключевиками, то чат-бот реагирует в ответ с помощью эмодзи робота и подбирает по корню слова из прописанных ключевиков, которые выводит в быстрых ответах. Например, пользователь напечатал «доставить», а у вас в цепочке прописано ключевое слово «доставка» — его бот и предложит.

Реакция бота на неточное совпадение с ключевым словом

Такая же реакция предусмотрена на ключевое слово, которое пользователь употребил в контексте фразы.

Реакция бота на фразу с ключевым словом

Создали триггер — приступайте к созданию цепочки сообщений.

Настройка автоматического ответа в автономном режиме в Outlook для Mac с использованием других учетных записей электронной почты

Чтобы Outlook для Mac автоматически отвечал на сообщения, пока он запущен и получает почту для других учетных записей, кроме Exchange:

  • Выбрать Инструменты | Правила … из меню Outlook для Mac.
  • Перейти к IMAP или же POP в зависимости от учетной записи, для которой вы настраиваете автоответчик вне офиса.
  • Нажмите + .
  • Введите «Автоответчик вне офиса» под Название правила: .
  • Удостовериться если все критерии выполнены выбрано под Если .
  • Выбрать Все сообщения как единственный критерий.

  • Под затем , Выбрать Ответить как первое действие.
  • Нажмите Ответить Текст … .
  • Введите желаемый ответ для вашего автоответчика вне офиса.
  • Нажмите Хорошо .
  • При желании выделите второе действие в списке ( Установить категорию Нет ) и нажмите Удалить действие .
  • Удостовериться Не применяйте другие правила к сообщениям, отвечающим этим критериям не проверяется.
  • Удостоверьтесь Включено проверено.
  • Нажмите Хорошо .
  • Если у вас есть другие правила, используйте кнопку со стрелкой вверх, чтобы убедиться, что новое правило «Автоответчик вне офиса» приходит достаточно рано, чтобы применяться ко всем желаемым сообщениям. (Вы можете отфильтровать или удалить определенные сообщения до, например, но перед тем, как правила будут классифицировать почту, а автоответчик будет прекращать дальнейшую обработку этих сообщений.)
  • Повторите настройку идентичного правила для POP (или же IMAP ), если у вас также есть учетные записи другого типа.
  • Закрой правила окно.

Чтобы отключить правило автоответчика вне офиса в Outlook для Mac:

  • Выбрать Инструменты | Правила … из меню
  • основной момент POP или же IMAP , в зависимости от того, где вы настроили автоответ.
  • Убедитесь, что правило «Автоответчик вне офиса» не проверяется.

  • Закрой правила окно.

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызываем меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нём — подпункт «Почтовое сообщение». Альтернативой таких действий будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.
  2. Теперь нам предложат ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или же ваша цель — перенаправить адресата другому сотруднику (указать контактные данные). Вводим подходящий для этого текст в поле.
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажатием на иконку Office в левом верхнем углу вызываем меню и выбираем пункт и подпункт с одинаковым названием «Сохранить как…».
  4. Вводим желаемое имя шаблона и в качестве типа файла в выпадающем меню внизу выбираем «Шаблон Outlook». Нажимаем кнопку «Сохранить».

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу в пункте «Сведения» выбираем подпункт «Автоответы».
  2. Теперь Outlook даёт нам возможность не только ввести текст автоответа, но и выбрать период, в течение которого будет рассылаться шаблон (если не использовать этот пункт, то автоответ нужно будет деактивировать вручную), а также создать два разных текста автоответа (для штатных сотрудников и для людей за пределами вашей компании). При желании здесь же можно просмотреть правила, действующие на этот шаблон. Выбираем «Отправлять автоответы» и указываем нужный нам период. Нажимаем «OK».

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Нажимаем.
  2. В открывшемся окне видим список правил, имеющихся на данный момент, а также кнопки управления. Для пользователя доступны изменение, копирование и удаление правила. Необходимое для работы в данный момент правило можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но на данный момент нас интересует кнопка «Новое…». Нажимаем её.
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Далее нажимаем на гиперссылку (синие слова с подчёркиванием) для изменения данных. Для каждого шаблона они будут отличаться. Нажимаем «Далее».
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым будут сортироваться письма. Как видите, условий отбора может быть несколько, и по нажатию на конкретное условие настраиваются его параметры.
  5. В этом примере настраивается текст, по наличию которого в тексте письмо будет отбираться.
  6. А также указывается папка, в которую письмо, соответствующее критерию, будет перемещаться.
  7. Нажимаем «Готово» и возвращаемся к списку правил. Находим в списке созданное нами, нажимаем «Применить правила» и затем «ОК».

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.

  1. Мастер настроек расположен в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подпункте «Правила и оповещения». Дальше всё по инструкции.
  2. После шага 4 вышеописанной инструкции мастер настройки даёт нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбираем исключение, внизу — уточняем параметры.
  3. В следующем окне появилась возможность дать удобное имя правилу, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем учётным записям.
  4. Только после этого нажимаем «Готово» и создаём правило.

Как настроить цепочку автоответов в редакторе чат-бота

В визуальном редакторе цепочки автоответов строятся с помощью специальных блоков: «Сообщение», «Цепочка», «Действие» и «Пауза». Они расположены на панели слева.

Дальше рассмотрим сам процесс построения цепочки.

Выбираем триггер и нажимаем «Создать цепочку».

Настраиваем стартовый блок

В окне редактора цепочки вводим сообщение, которое отправится пользователю в ответ на выбранный триггер. В нашем примере сообщение отправится после того, как пользователь напишет предложение со словом «Доставка».

Вы можете отправить следующее сообщение только после того, как пользователь отреагировал на ваше предыдущее сообщение. Например, нажал на кнопку или быстрый ответ, которые нужно прикрепить к этому сообщению. Рассмотрим, как их добавить в редакторе.

«Добавить кнопку»

Нажмите «Добавить кнопку», напечатайте текст для кнопки и вставьте нужную ссылку. В нашем случае это кнопка «Условия доставки» со ссылкой на страницу сайта, где прописана вся информация по этому запросу.

К одному сообщению вы можете добавить до трех кнопок. Если пользователь интересовался доставкой то, возможно, хочет приобрести товар. Следовательно, логично вывести остальные правила работы магазина в одном списке. Добавляем «Условия оплаты» и «Условия возврата» с помощью таких же кнопок.

«Быстрые ответы»

Быстрый ответ играет роль «автозаполнения», то есть вы сами предлагаете пользователю выбрать подходящий ему ответ из заготовленных вариантов. Их может быть до 10.

Когда пользователь кликнет на быстрый ответ, то ему придет следующее сообщение.

Рассмотрим, как развивать цепочку дальше.

Прикрепляем следующее сообщение

Перетащите блок «Сообщение» с левой панели в рабочую зону и соедините его с нужным быстрым ответом

Обратите внимание, что для каждого из быстрых ответов нужно прописать дальнейшее развитие цепочки

Для имитации живого общения можно между сообщениями показывать индикатор ввода. Чтобы создать видимость того, что пользователю кто-то печатает, воспользуйтесь элементом «Задержка». В нем нужно указать в секундах, сколько пользователю будет показываться индикатор ввода.

Индикатор ввода

Какими еще блоками можно развить цепочку

В цепочку можно добавить еще три вида блоков.

Блок «Пауза»

Используется для задержки отправки следующего сообщения. Вы можете указать паузу от нескольких минут до одного дня.

Блок «Действие»


Для блока действие есть две опции:

  • «Открыть чат» — повышает приоритет чата: оповещает администратора о сообщении и открывает чат в панели SendPulse.
  • «Отписать от бота» — проставляет статус пользователя «отключен от рассылок».

Блок «Цепочка»

Внутри каждой цепочки можно перенаправить пользователя в другую цепочку, чтобы не дублировать последовательности блоков.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл” .
  • Нажмите на кнопку “Автоответы” .

  • Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы” .
  • Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода” , а затем выставьте нужные даты.
  • Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:” , под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.

Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

  1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис” .
  2. Нажимаем на “Заместитель” .
  3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

  • Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
  • Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
  • В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
  • Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

  1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее” .
  2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
  3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия” , раздел “Что следует делать с сообщением” . Выберите “Ответить, используя указанный шаблон” .
  4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон” .
  5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “ Шаблоны в файловой системе” .
  6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
  7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

Быстрые действия

В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.

На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.

Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.

Написать в активном диалоге с техподдержкой

Чтобы понять логику автоответов, сначала необходимо разобраться в том, что такое закрытие диалогов.

Мы помним всю историю диалогов с пользователем. Так как пользователь может очень долго говорить с вами и задавать много вопросов, мы предлагаем делить их на смысловые блоки, которые мы называем “вопрос”. Если оператор считает, что сказал пользователю всё, что должен был, и ответил на вопрос, мы предлагаем закрыть диалог, чтобы он не мешался среди тех, которые требуют внимания.

Если после закрытия диалога пройдёт таймаут, который вы определяете сами в настройках чата, и за это время пользователь не напишет, вопрос будет считаться решённым.

Если пользователь напишет в этот же диалог после того, как он будет закрыт, мы снова показываем ему автоответ о том, что готовы ответить.

Вот как это увидит пользователь:

Автоответ не показывается, когда пользователь продолжает диалог или пишет в закрытый диалог до прохождения таймаута.

Отключаем функцию автоматического ответа

Если отпала необходимость в использовании автоматического ответа, вы можете ее отключить. Для этого есть два способа отключения, выбор которых зависит от того, как вы ее подключали – с аккаунтом Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Переходим во вкладку «Файл»

  2. Переходим к функции «Упрaвлeниe oпoвeщениями и пpaвилaми».

    Нажимаем по функции «Прaвилa и опoвeщeния»

  3. В открытом окне вы увидите все правила, созданные вами ранее. С варианта, который вы желаете отключить, достаточно лишь убрать палочку.

    Убираем галочку с варианта, который хотим отключить, нажимаем «ОК»

В профиле без учетной записи

  1. Открываем в меню раздел «Файл».

    Открываем в меню раздел «Файл»

  2. Кликаем на раздел «Сведения».

    Кликаем на раздел «Сведения»

  3. Нажимаем на иконку «Автоответы».

    Нажимаем на иконку «Автоответы»

  4. Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ». Затем подтвердите действие, нажав на «ОК».


    Кликаем на первую строку «Не отправлять автоответ», далее подтверждаем действие, нажав на «ОК»

Заместитель – замечательная функция для деловых людей, которым необходимо быть на связи даже тогда, когда они отсутствуют на рабочем месте нежели потом просматривать огромное количество имейлов. Отвечать автоматически намного удобнее, нежели вручную.

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

  1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
  2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2020 и Office 365:

  • Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл” .
  • Нажмите на кнопку “Автоответы” .

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

источник

Отложенная доставка

Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.

Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры

Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу

Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».

Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.


С этим читают