Как перевести excel в word

Импорт данных в Word

Во всех описанных выше случаях во время вставки таблицы использовалось сочетание клавиш Ctrl+V. Но это не единственный способ. Для того чтобы увидеть другие варианты, нужно сделать несколько простых действий.


  1. Выделите нужный диапазон ячеек. Скопируйте таблицу при помощи горячих клавиш Ctrl+C.

  1. Перейдите в редактор Word и нажмите на иконку «Вставить». Она расположена на вкладке «Главная».
  1. Произойдет то же самое, как если бы вы нажали на Ctrl+V.
  1. Теперь кликните на маленький треугольник под иконкой «Вставить». Вследствие этого увидите большой список различных параметров вставки.
  1. При наведении на каждую иконку вы увидите предварительный вариант.

Кликнуть нужно будет тогда, когда вы определитесь с выбором.

Специальная вставка

Для того чтобы вызвать данное окно, нужно выполнить следующие шаги.

  1. Перейдите на вкладку «Главная». Кликните на иконку «Вставить». Выберите соответствующий пункт меню. Либо нажмите на сочетание клавиш Ctrl+Alt +V.
  1. Сразу после этого откроется окно «Специальная вставка». В данном случае количество различных вариантов так же зависит от содержимого в буфере обмена.

  1. После того как вы определитесь с выбором, нужно будет кликнуть на кнопку «OK».

Копирование при помощи буфера обмена

В редакторе Excel существует несколько вариантов копирования информации. Рассмотрим их более детально.

Использование контекстного меню

Для того чтобы воспользоваться данным методом, нужно выполнить следующие действия.

  1. Выделите весь объем данных.
  1. Сделайте правый клик мыши по выделенной области. В появившемся меню выберите пункт «Копировать».
  1. В результате этого таблица выделится пунктирной линией.
  1. Перейдите в Word.
  1. Нажмите на клавиатуре на горячие клавиши Ctrl+V. Результат будет следующим.

Как видите, всё скопировалось очень даже хорошо. Но во время переноса произошла потеря оригинального размера строк. Точнее, ширина столбца осталась та же, но текст не уместился. Дело в том, что в Ворде добавляются отступы, которых в Экселе не было. Именно поэтому не рекомендуется делать так, чтобы текст был максимально прижат к краям, поскольку всё может съехать.

  1. Вернитесь в Excel и немного увеличьте размер колонки с «ФИО».
  1. Теперь снова повторите описанные ранее действия. На этот раз всё должно смотреться намного лучше.

Горячие клавиши

Копировать нужный диапазон ячеек можно и иным способом. При этом он намного быстрей.

  1. Выделите таблицу.
  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C. Вследствие этого вокруг таблицы должна появиться пунктирная рамка, которая будет двигаться по часовой стрелке. Это является признаком того, что вы сделали всё правильно.
  1. Перейдите в Ворд. Нажмите на сочетание кнопок Ctrl+V. Вследствие этого произойдет точно такое же преобразование.

Неважно, каким образом вы скопировали ячейки. При нажатии на Ctrl+V вы всегда будете получать один и тот же результат

При помощи панели инструментов

Если вы не можете запомнить комбинацию клавиш или вам неудобно постоянно вызывать контекстное меню, вы всегда можете воспользоваться кнопками на главной панели.

  1. Нажмите на иконку «Копировать». В результате этого появятся два варианта. При выборе первого из них произойдет всё то же самое, что было сказано выше.
  1. Но если кликнуть на «Копировать как рисунок», вы увидите совсем другой результат.

Рассмотрим эти параметры более детально.

Формат
Векторный В данном случае вы сможете изменять размеры картинки любым образом, при этом её качество не изменится. То есть вы можете увеличить изображение таблицы размером «10 на 10 см» до «1 на 1 м» и при этом никакой потери данных не произойдёт.
Растровый Этот формат – полная противоположность векторного. Как только вы начнете увеличивать размеры таблицы (которая вставлена в виде картинки), её внешний вид сразу же начнет резко ухудшаться, а с некоторого момента вы будете видеть только пиксели.

Как на экране

Если выбрать этот пункт, то во время вставки вы увидите все линии ячеек. Даже те, у которых не было границ. В маленьком масштабе они заметны не сразу. Особенно, если таких клеток очень мало. Поэтому мы покажем в увеличенном виде.

Как на печати

Если использовать этот способ копирования, то ничего подобного вы не увидите. При этом вы не сможете выбрать «Формат изображения».

После вставки вы увидите следующее.

У пустых клеток исчезли контуры. Но при этом сама таблица стала не очень красивой.

Поэтому прежде чем преобразовывать данные и перемещать их в вордовский документ, несколько раз подумайте, в каком формате это сделать. Старайтесь использовать такие из них, в которых в будущем вы сможете внести какое-нибудь изменение.

Преобразование списка

Для начала нам нужно подготовить сам документ ворд к переносу. Не хотите тратить время на редактирование вручную? Постарайтесь придать желаемый вид будущей таблице перед тем, как скопируете ее. Особенно это касается случаев, когда переместить нужно большой объем данных. Первым делом проверьте, чтобы весь текст имел одинаковое форматирование. По необходимости исправьте знаки пунктуации, шрифты и пр. Готово? Тогда переходим к следующим этапам.

Удаляем лишние абзацы

Это необходимо сделать, чтобы в таблице не было пустых ячеек и строк. Не беспокойтесь, ваши данные не смешаются. У вас большой документ? Не стоит удалять каждый абзац отдельно — автоматизируйте процесс:

Нажмите сочетание Ctrl+H. Появится окно «Найти и заменить».

  • В поле поиска введите символы «^p^p» (без кавычек). Они означают двойные абзацы в строке. Если список написан в ряд, вместо этого пропишите «^p».
  • В графе «Заменить» поставьте знак разделения. Это может быть «/». Он уже есть в вашем документе? Тогда выберите другой.
  • Кликните на кнопке «Заменить все». Текст объединился? Так и должно быть. Заметьте, что теперь везде вместо абзацев стоит заданный вами символ.

Возвращение списка

Ваш список выглядит как сплошная строка? Не волнуйтесь, на данном этапе так и должно быть. Но сейчас мы вернем ему более аккуратный вид. Работаем в том же окне:

  • В разделе «Найти» вводим знак разделения, выбранный вами до этого;
  • В поле «Заменить» пишем «^p»;
  • Нажимаем финальную кнопку.

Теперь сплошная строчка разбилась на нужные нам категории, в которых элементы списка разделены запятыми.

Сохранение

Форматирование окончено, теперь остаётся последний и самый важный момент . Нужно правильно сохранить документ, чтобы экселю было легче его прочесть и преобразовать. Для этого:

  • В главном меню перейдите в Файл — Сохранить как;
  • Появилось диалоговое окно? Найдите внизу строку «Тип файла», нажмите на стрелочку и поищите в предложенном списке «Обычный текст».

Сохраните.

Переходим в Excel

Зайдите в программу Excel и откройте только что сохраненный документ следующим образом:

  • Идем по пути Файл — Открыть;
  • В меню «Все файлы» указываем текстовые;
  • В окне «Мастер текстов» нажимаем «Далее»;
  • Среди разделителей выбираем запятую и идем дальше;
  • Определите формат для каждой категории своего списка и кликните «Готово».

Ну и всё, текст должен встать в таблицу. Всё просто 😉

Возможные варианты

Первый способ – использование функции Копировать – Вставить. Для этого в ворде выделяете таблицу при помощи значка в верхнем левом углу, нажимаете клавиши Ctrl+C и переходите на рабочий лист excel.

Там выбираете ячейку, которая будет началом таблицы и нажимаете сочетание клавиш Ctrl+V.

В результате табличная область копируется сразу со всеми границами и настройками форматирования. Этот способ позволяет перенести без изменений первоначальную информацию.

Недостатком такого метода является то, что ширина ячейки может не соответствовать размерам исходного столбца, поэтому часть данных может отображаться неправильно.

Если воспользоваться специальным значком внизу вставленного участка, то можно выбрать другой способ вставки с применением конечного формата.  Тогда информация будет в привычном для excel виде.

Проблема ширины столбца или высоты строки решается изменением их границ при помощи специального штурвала, который появляется при наведении курсора к границе.

Иногда возникает вопрос с правильным переносом заголовков. Если в верхней строке таблицы ворда есть переносы при помощи клавиши Enter, то в excel это будет новая строчка, и отображение информации будет некорректным.

Чтобы отследить подобные моменты, воспользуйтесь инструментом отображения непечатных символов.

Второй способ – преобразование в текст.

Для этого используются инструменты ворд и особенности сохранения документов.

  1. Выделяете таблицу и во вкладке Макет на Панели управления ищете кнопку Преобразовать в текст и в качестве разделителя выбираете знаки табуляции.

  1. Таблица принимает новый вид.
  1. Сохраняете документ с другим форматом. Для этого в строке типа файла выбираете Обычный текст.

  1. Программа предложит выбрать кодировки текста перед сохранением нового файла. В этом окне все оставляете без изменений.

  1. Переходите в Excel, нажимаете Ctrl+O, выбираете отображение всех файлов и на жестком диске компьютера ищете нужный документ.

  1. Перед открытием последовательно появится три дополнительных окна. В них не проводите никаких изменений и постоянно нажимаете кнопку Далее, а в конце щелкаете Готово.
  1. В итоге получаете такую таблицу.

Как видите, существует два способа копирования данных из текстового редактора Word в Excel. Проще и быстрее воспользоваться инструментом Копировать – Вставить, но более качественно осуществить эту операцию можно через сохранение документа в виде текста.

Специальная вставка

После того как вы скопируете таблицу (не в виде изображения), перейдите в Ворде на вкладку «Главная», затем кликните на «треугольник» под кнопкой «Вставить» и выберите пункт «Специальная вставка».

После этого вам предложат следующие варианты:

лист Microsoft Excel (вставка произойдет в виде рисунка, то есть редактировать таблицу вы больше не сможете);

текст в формате RTF (всё вставится в неизменном виде);

неформатированный текст (от таблицы ничего не останется);

точечный рисунок (вы получите изображение, как и в первом пункте, но его внешний вид будет намного красивее и аккуратнее);

метафайл Windows (практически такая же картинка, как и в первом случае, но с более аккуратными границами);

формат HTML (обычная таблица, которую можно создать языком гипертекстовой разметки, то есть различные визуальные эффекты от Microsoft Excel пропадут);

текст в кодировке Юникод.

Как вставить таблицу Excel в Word

Несмотря на то, что в программе Word есть свой встроенный редактор таблиц, он немного уступает по функциональности Excel. Поэтому очень часто расчеты и табличная аналитика проводится именно в программе Excel, а потом уже результаты вставляются в «вордовский» документ.

Первый способ самый простой и быстрый, но не самый эффективный

  • Выделить область таблицы Excel, которую следует перенести в W
  • Скопировать область в буфер обмена.
  • Открыть лист Word и поставить курсор в нужное место.
  • Вставить таблицу из буфера через контекстное меню кликом правой кнопки мыши или нажатием ctrl + v.

Такая вставка из «Экселя» в «Ворд» позволяет перенести таблицу с сохранением форматирования, но не переносит формулы. Содержимое ячеек вставляется, как текстовая величина.

Перенос таблицы из Excel в  Word происходит следующим образом:

  • В «вордовском» документе следует войти в меню «Вставка».
  • Далее, у Word версий 2013 и выше, под кнопкой таблица выбрать пункт «Таблица Excel».

У более ранних версий следует выполнить следующую последовательность действий:

Вкладка «Вставка» => «Объект…» => «Создание»  => «Лист Microsoft Office Excel» => Нажать «Ок» или «Enter»

  • На листе в программе Word появится поле «экселевского» документа и панель быстрого доступа преобразится.
  • Теперь можно скопировать таблицу из программы Excel и вставить ее в Word аналогично первому способу.

При такой вставке таблицы формулы и расчеты сохраняются. Форматирование тоже остается неизменным.

Способ 4

  1. Откройте таблицу в MS Excel.

  2. Выделите мышью таблицу.

  3. Щелкните правой кнопкой устройства по таблице. В диалоговом окне кликните по строке «Копировать».

  4. Откройте текстовый редактор.

  5. Перейдите и кликните по вкладке «Главная».

  6. В разделе «Буфер обмена» отыщите иконку «Вставить».

  7. Кликните на стрелку, расположенную под иконкой «Вставить».

  8. Найдите строку «Специальная вставка» и кликните по ней.

  9. В появившемся окне выделяем фразу «Лист Microsoft Excel (объект)».

  10. Подтвердите свои действия, нажав клавишу «ОК».

  • для того, чтобы представить таблицу в программе MS Word была в виде стандартной документации, поставьте галочку возле фразы «Вставить»;

  • для изменения данных, имеющихся в документе текстового редактора, выберите строку «Связать».

Таким образом данные Word будут связаны с информацией, содержащейся в ячейках документа Excel.

При необходимости обновление данных возможно с помощью главного меню в редакторе Ворд. Для этого необходимо:

  1. Нажать правым кликом мыши на таблицу в MS Word.

  2. Найти в появившемся диалоговом окне строку «Обновить связь» и кликнуть по ней.

В итоге, если данные были изменены в документе Excel, эти же правки появятся и на листе Word.

Онлайн-сервисы

Если у вас нет под рукой современного редактора Word или же не получается воспользоваться его возможностями, то в этом случае на помощь приходят различные online-порталы, которые специализируются в этой области.

Если вы откроете поисковую систему и введете запрос «конвертер Excel в Word», то увидите следующий результат.

Рассмотрим некоторые из них. Имейте в виду, что не все могут справится со своей задачей. Особенно, если в вашем файле сложная структура. Например, несколько объединённых ячеек или использование в них переноса текста. Такое преобразовать смогут только единичные сайтов. Если конвертер выдает ошибку или пустую страницу в итоговом файле, значит такой сервис вам не подойдет.

Convertio.co


Данный сайт выглядит довольно просто. Несмотря на то, что он полностью на английском языке, разобраться с ним сможет любой.

Загрузить файл вы можете несколькими способами:

  • с компьютера;
  • с облака «Drop Box» или «Google Drive»;
  • указать ссылку на документ.

Мы будем использовать первый способ.

  1. Нажмите на ссылку «From Computer». В появившемся окне выберите нужную вам книгу. Затем кликните на кнопку «Открыть».
  1. Сразу после этого данный документ отобразится в списке (вы можете работать одновременно с несколькими экземплярами). Кликните на выпадающий список около слова «to».
  1. Выберите категорию «Document». Затем пункт «DOC» или «DOCX».
  1. После этого нажмите на кнопку «Convert».
  1. Дождитесь, пока закончится перевод в нужный формат.
  1. Как только появится надпись «Finished», файл можно будет перенести на ваш компьютер. Для этого нужно нажать на ссылку «Download».
  1. Для того чтобы экспортировать файл, необходимо указать нужный каталог и желаемое имя документа. Затем кликнуть на «Сохранить».

  1. В результате этой операции вы получите следующее.

Как видите, содержимое книги перенеслось корректно. Но границы оказались совсем другими

Обратите внимание на то, что левее и сверху таблицы оказались пустые ячейки. Дело в том, что во время конвертации преобразуются все клетки с 1 до последней (где кончается ваша информация), а не оттуда, где  начинаются заполненные ячейки

ZamZar.com

Напоследок рассмотрим англоязычный портал ZamZar. Он выглядит также довольно просто. И разобраться тут не составит труда даже начинающему пользователю. Главное – понимать базовые слова на английском языке.

Данный сервис хорош тем, что он бесплатный и при этом может сконвертировать практически любые форматы. В том числе и в вордовский документ.

Для того чтобы воспользоваться его возможностями, нужно сделать следующие операции.

  1. Кликните на кнопку «Choose Files».
  1. Выберите необходимый документ.

  1. Сразу после этого появится раздел «Files to convert». То есть вы можете одновременно работать с несколькими файлами.
  1. Кликните на «Convert files to» и укажите нужный вам формат.
  1. Для продолжения необходимо указать свою почту, на которую придет ссылка на окончательный результат.
  1. Сразу после этого можете смело кликать на кнопку «Convert».
  1. Затем вы увидите следующее сообщение.
  1. Открыв почтовый ящик, вы увидите следующее письмо. Нужно кликнуть на эту ссылку.
  1. После этого вы окажетесь на странице, где можно будет скачать результат. Для этого нужно нажать на кнопку «Download Now».
  1. Укажите необходимые реквизиты и нажмите на кнопку «Сохранить».

Открыв этот документ, вы увидите, что результат практически идеальный.

Способ 2

  1. Откройте редактор MS Word.

  2. В панели инструментов щелкните по вкладке «Вставка».

  3. В группе «Таблицы» кликните по одноименной иконке. Откроется контекстное меню этой группы.

  4. В высветившемся окне найдите строку «Таблица Excel». Щелкните по ней.

  5. Откройте документ в программе MS Excel.

  6. Выделите мышью данные, которые нужно перенести в документ Ворд.

  7. Щелкните правым кликом мыши по выделенной таблице. Скопируйте содержимое ячеек, нажав в диалоговом окне строку «Копировать».

  8. Запомните номер ячейки, которая расположена в левом верхнем углу таблицы.

  9. На панели задач нажмите на документ, открытый в MS Word.

  10. Щелкните правым кликом мышки по ячейке, в какую необходимо вставить содержимое таблицы Excel.

  11. В открывшемся диалоговом окне щелкните по иконке «Вставить».

  12. Отредактируйте таблицу и ее содержимое при помощи средств форматирования текстового редактора.

Как перенести Excel в Word — 5 способов

В некоторых ситуациях, у пользователей возникает вопрос, как перенести Excel в Word для того, чтобы вставить данные из табличного редактора в текстовый документ. К сожалению, нет простого ответа на вопрос о том, как Эксель перевести в Ворд, потому что не получится сохранить файл из одного формата в другой формат.

В Microsoft Excel, в основном, используется два типа форматов файлов: «.xlsx» (современный формат) и «.xls» (использовался в версиях Excel 1997-2003). Документы Microsoft Word имеют два основных формата файлов: «.docx» (современный формат) и «.doc» (использовался в версиях Word 1997-2003).

Между собой форматы «XLSX», «XLS» или «DOCX», «DOC» никак не связаны из-за разной структуры, поэтому напрямую сохранить файл одного формата в другом формате не получится. Нам придется переносить документ Excel в Word вручную или воспользоваться помощью программ или онлайн сервисов для конвертации файлов.

Сейчас мы разберемся, как вставить Эксель в Ворд разными способами. В этой статье вы найдете инструкции для переноса данных из Excel в Word: вручную (копирование содержимого файла Excel для последующей вставки в документ Word), и конвертированием файла Excel в Word в программе или на онлайн сервисе.

Способ с сохранением форматирования

Чтобы после переноса данных из таблицы Excel, изначально рекомендуется подготовить текстовый файл:

  1. Создаем пустой документ в редакторе Word.

Открываем пустой документ в редакторе Ворд В верхнем меню открываем раздел «Вставка».

Переходим в раздел «Вставка» В пункте «Таблица» нажимаем на «Таблица Excel».

Щелкаем по значку «Таблица», затем по пункту «Таблица Excel» Возвращаемся в Excel-документ и выделяем нужную информацию курсором мыши.

Открываем Excel-документ, выделяем нужную информацию курсором мыши Кликаем на выделенную часть и копируем ее.

Щелкаем правой кнопкой мышки по выделенной таблице, затем по пункту «Копировать» Вновь открываем уже готовый вордовский документ.

Открываем готовый вордовский документ Выделяем полностью все ячейки таблицы.

Все ячейки таблицы выделяем полностью Нажимаем на выделенную область и вставляем.

Нажимаем правой кнопкой мышки на выделенную область, затем на пункт «Вставить»

Еще есть вариант скопировать информацию, сохранив нужный формат (для Microsoft Word 2010):

  1. Копируем необходимые ячейки в Excel.

Правой кнопкой мышки кликаем по выделенным ячейкам, затем щелкаем по пункту «Копировать» Открываем новый текстовый документ.

Открываем пустой документ в редакторе Ворд Кликаем правой кнопкой по чистому листу документа и открываем «Вставить как» -> «Еще».

Кликаем правой кнопкой по чистому листу документа, открываем «Вставить как», затем «Еще» Выбираем пункт «Форматированный текст». Нажимаем «ОК».

Выбираем пункт «Форматированный текст», нажимаем «ОК»

Формат вашей таблицы сохранился.

Таблица в документе Ворд с сохранившимся форматом документа Эксель

Важно! Не забывайте, что сохранение формул невозможно в данном случае, поэтому все расчеты нужно проделать в Excel, а только потом копировать данные в Word для сдачи отчета или других целей


С этим читают