Способы переноса таблицы из microsoft excel в word

Способ с сохранением форматирования

Чтобы после переноса данных из таблицы Excel, изначально рекомендуется подготовить текстовый файл:


  1. Создаем пустой документ в редакторе Word.

    Открываем пустой документ в редакторе Ворд

  2. В верхнем меню открываем раздел «Вставка».

    Переходим в раздел «Вставка»

  3. В пункте «Таблица» нажимаем на «Таблица Excel».

    Щелкаем по значку «Таблица», затем по пункту «Таблица Excel»

  4. Возвращаемся в Excel-документ и выделяем нужную информацию курсором мыши.

    Открываем Excel-документ, выделяем нужную информацию курсором мыши

  5. Кликаем на выделенную часть и копируем ее.

    Щелкаем правой кнопкой мышки по выделенной таблице, затем по пункту «Копировать»

  6. Вновь открываем уже готовый вордовский документ.

    Открываем готовый вордовский документ

  7. Выделяем полностью все ячейки таблицы.

    Все ячейки таблицы выделяем полностью

  8. Нажимаем на выделенную область и вставляем.

    Нажимаем правой кнопкой мышки на выделенную область, затем на пункт «Вставить»

Еще есть вариант скопировать информацию, сохранив нужный формат (для Microsoft Word 2010):

  1. Копируем необходимые ячейки в Excel.

    Правой кнопкой мышки кликаем по выделенным ячейкам, затем щелкаем по пункту «Копировать»

  2. Открываем новый текстовый документ.

    Открываем пустой документ в редакторе Ворд

  3. Кликаем правой кнопкой по чистому листу документа и открываем «Вставить как» -> «Еще».

    Кликаем правой кнопкой по чистому листу документа, открываем «Вставить как», затем «Еще»

  4. Выбираем пункт «Форматированный текст». Нажимаем «ОК».

    Выбираем пункт «Форматированный текст», нажимаем «ОК»

Формат вашей таблицы сохранился.

Таблица в документе Ворд с сохранившимся форматом документа Эксель

Перенос информации из Эксель в Ворд

Выполнить эту задачу можно различными способами:

  • Используя приложения или онлайн-сервисы для конвертации данных;
  • При помощи копирования;
  • Применив функцию «Специальная вставка»;

Каждый из перечисленных методов имеет свои нюансы. Выбрать вы можете любой из них, в зависимости от сложности поставленной задачи.

Способ 1: Конвертирование

Этот способ более всего подойдёт тем, кто всю работу провёл в XLSX файле, но неожиданно оказалось что ее принимают только в формате DOCX. В данном случае рассмотрим онлайн-конвертер, так как этот вариант гораздо более удобен, когда нужно быстро выполнить преобразование файлов.

Сайт для конвертирования XLSX файла в формат DOCX

    1. Для начала откройте сайт конвертера. Ссылку на него вы можете найти выше. Кликните на «Select XLS File».
    1. Теперь выберите тот файл, с которым хотите взаимодействовать, и нажмите «Открыть».
    1. После завершения загрузки файла на сайт кликните на «Convert to Word», начнется процесс конвертирования.
    1. Дождитесь, когда окончится процесс преобразования файла.
    1. Осталось лишь скачать получившийся файл при помощи нажатия на соответствующую кнопку.
    1. Теперь следует проверить, как выглядит конвертированный файл. Можно с легкостью заметить, что внешне он ничем не отличается от исходного.

Способ 2: Копирование данных


Собственно, самое первое, что приходит на ум, когда вам приходится переносить информацию из Эксель в Ворд, скопировать её. Рассмотрим поэтапно, как это сделать, на примере Майкрософт Оффис 2016.

    1. Запустите Эксель 2016.

Для этого откройте меню «Пуск», наведите указатель мыши на соответствующий значок, кликните на него правой кнопкой, в выпадающем меню выберите пункт «Открыть».

    1. Аналогичным образом запустите Ворд 2016.
    1. Откройте имеющийся файл XLSX. Для этого наведите мышью на пункт «Открыть» в левой части экрана. Справа вы увидите последние использованные документы. Если следует выбрать один из них, просто кликните на нужный файл. В случае, когда вы не видите в списке искомый документ, нажмите на «Этот компьютер» и укажите путь, где хранятся данные.
    1. Теперь в Ворде создайте новый документ нажатием на соответствующую кнопку справа или откройте имеющийся при помощи пункта «Открыть другие документы» в панели слева.
    1. Выберите область, которую вы хотите скопировать. Для этого просто выделите ее, зажав левую кнопку мыши.
    1. Нажмите на правую кнопку мыши и выберите пункт «Копировать». Также для этого вы можете воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + V.
    1. Линия выделения после проведенных манипуляций станет пунктирной. Это означает, что участок документа попал в «буфер обмена» и готов к переносу.
    1. Переключитесь к файлу, созданному в Ворд. Если вы создали его только что, рекомендуем его сохранить, воспользовавшись пунктом «Сохранить как», расположенном в левой панели окна.
    1. Выберите местоположение, укажите название нового файла и нажмите «Сохранить».
    1. Кликните правой кнопкой мыши на пустое пространство вордовского документа и вы увидите, как много здесь присутствует различных методов вставки данных.
    1. Вы можете выбрать любой из них, но, если вы хотите, чтобы внешний вид напоминал тот, что был в XLSX файле, вам следует выбрать самый первый «Сохранить исходное форматирование».

Вот собственно и все, этот способ вполне подойдет для простых случаев переноса данных. К примеру, вы создаете какую-либо инструкцию или документ, который обязательно должен быть в формате DOCX, но какие-то данные, например, таблицы с расчетами, у вас хранятся в Эксель.

Способ 3: Специальная вставка

Этот способ очень похож на предыдущий с той лишь разницей, что после переноса таблицы, вы сможете взаимодействовать с ней так же полноценно, как и в Эксель.

    1. В первую очередь, открываем и создаем файлы точно так же, как в предыдущем методе.
    2. Выделяем область, которую будем использовать.
    1. Нажимаем «Копировать».
    1. Переходим на вкладку «Главная», кликните на кнопку «Вставить», в выпадающем списке выбираем «Специальная вставка».
    1. Программа предложит выбрать, что именно вы хотите вставить. В данном случае стоит остановить выбор на первой строке.
    1. Кликнув на таблицу дважды, вы увидите, что работать с ней можно точно так же, как в Эксель, функционал сохранен.

При помощи этих простых способов каждый пользователь сможет легко и просто импортировать данные.

Копирование таблицы

Работа с простым текстом осложнена, но в Word можно создавать встроенные таблицы, которые потом можно переносить в Excel. Существует два основных способа: копирование (аналогично предварительной обработке с последующим копированием) и с помощью инструмента «импорт».

Копирование

В Office действует специальный механизм копирования, и полный перенос таблицы из Ворда в Эксель потребует от пользователя тех же действий, что и перенос информации обычным копированием. Разница будет заключаться лишь в том, что по умолчанию у копируемого элемента будут выставлены границы.

Также, следует помнить о том, что выделять нужно или совпадающий диапазон, или одну единственную ячейку. В противном случае попытка копирования заканчивается следующим сообщением:

В результате продолжения операции будет выполнено слияние выделенной области. Если Excel лист чистый, то проблем не возникнет. В противном случае, старая информация будет заменена новой.

При выделении поля данных в Word удобнее не отмечать ячейки (строки или столбцы) по отдельности, а выделить сразу всю таблицу. Для этого нажимается выделенный на изображении символ.

Импортирование

Также для переноса таблицы из вордовского документа, можно воспользоваться функцией «Импорт» в самом Экселе. Эта функция более гибкая и позволяет работать с нестандартными разделителями и форматами. Для её применения потребуется:

  1. Нажать кнопку «Файл».
  2. Выбрать пункт «Открыть».
  3. В качестве типа документа нужно указать «Текстовый» или «Все файлы».
  4. Запускается мастер по импорту. В нём указывается 3 этапа настройки. Важными являются только пункты: разделитель (шаг 2) и кодировка (шаг 1).
  5. Нажатие «Готово» открывает документ в Эксель с учётом отмеченных настроек.

Импорт таблицы

Также, существует более сложный способ переноса таблицы из Word в Excel, путем импорта данных.

Открываем таблицу в программе Word. Выделяем её. Далее, переходим во вкладку «Макет», и в группе инструментов «Данные» на ленте жмем на кнопку «Преобразовать в текст».

Открывается окно параметров преобразования. В параметре «Разделитель» переключатель должен быть выставлен на позицию «Знак табуляции». Если это не так, переводим переключатель в данную позицию, и жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Файл». Выбираем пункт «Сохранить как…».

В открывшемся окне сохранения документа, указываем желаемое место расположения файла, который собираемся сохранить, а также присваиваем ему название, если название по умолчанию не удовлетворяет. Хотя, учитывая, что сохраненный файл будет являться лишь промежуточным для переноса таблицы из Word в Excel, особого смысла менять наименование нет. Главное, что нужно сделать – это в поле «Тип файла» установить параметр «Обычный текст». Жмем на кнопку «Сохранить».

Открывается окно преобразования файла. Тут делать никаких изменений не нужно, а только следует запомнить кодировку, в которой вы сохраняете текст. Жмем на кнопку «OK».

После этого, запускаем программу Microsoft Excel. Переходим во вкладку «Данные». В блоке настроек «Получить внешние данные» на ленте жмем на кнопку «Из текста».

Открывается окно импорта текстового файла. Ищем тот файл, который сохранили ранее в Ворде, выделяем его, и жмем на кнопку «Импорт».


После этого, открывается окно Мастера текстов. В настройках формата данных указываем параметр «С разделителями». Устанавливаем кодировку, согласно той, в которой вы сохраняли текстовый документ в Ворде. В большинстве случаев это будет «1251: Кириллица (Windows)». Жмем на кнопку «Далее».

В следующем окне в настройке «Символом-разделителем является» устанавливаем переключатель в позицию «Знак табуляции», если он не установлен по умолчанию. Жмем на кнопку «Далее».

В последнем окне Мастера текста можно отформатировать данные в столбцах, с учетом их содержимого. Выделяем конкретный столбец в Образце разбора данных, а в настройках формата данных столбца выбираем один из четырёх вариантов:

  • общий;
  • текстовый;
  • дата;
  • пропустить столбец.

Подобную операцию делаем для каждого столбца в отдельности. По окончанию форматирования, жмем на кнопку «Готово».

После этого, открывается окно импорта данных. В поле вручную указываем адрес ячейки, которая будет являться крайней верхней левой ячейкой вставленной таблицы. Если вы затрудняетесь это сделать вручную, то жмем на кнопку справа от поля.

В открывшемся окне, просто выделяем нужную ячейку. Затем, кликаем по кнопке справа от введенных в поле данных.

Возвратившись в окно импорта данных, жмем на кнопку «OK».

Как видим, таблица вставлена.

Далее, при желании, можно установить для неё видимые границы, а также отформатировать стандартными способами Microsoft Excel.

Выше были представлены два способа переноса таблицы из Word в Excel. Первый способ намного проще второго, и на всю процедуру уходит гораздо меньше времени. В то же время, второй способ гарантирует отсутствие лишних символов, или смещения ячеек, что вполне возможно при переносе первым способом. Так что, определяться с вариантом переноса, нужно отталкиваясь от сложности таблицы, и её предназначения.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Используем дополнительные программы

Сейчас на просторах интернета можно найти кучу как полезных, так и бессмысленных программ. Так для конвертации документов тоже существуют программы, но чаще всего они либо недоработанные, либо платные.

Инструкция к применению программы All File Converter:

  1. Запускаем программу. Слева в углу нажимаем на пустой файл с названием «Add Files». Выбираем файл, который нужно преобразовать. Далее «Открыть».

    Щелкаем по иконке «Add Files», находим свой файл, нажимаем «Открыть»

  2. Вы увидите ваш файл в списке. Выбираем формат конверта: внизу с названием «Output Type» ищем в списке Microsoft Word.

    В разделе «Output Type» выбираем формат Microsoft Word

  3. Ниже кликаем «Settings», самая нижняя кнопка, и выбираем папку для сохранения.

    Щелкаем по кнопке «Settings», выбираем место для сохранения файла

  4. Запускаем конвертацию кнопкой «Convert».

    Щелкаем по кнопке «Convert»

Открываем папку, которую указывали для сохранения. Проверяем документ.

Онлайн конвертер

Пожалуй, наиболее эффективным конвертером является сайт Convertio. Главным его преимуществом является . Вторым достоинством – простота. Разобраться в применении легко:

  1. Выбрать нужный файла и отметить его.
  2. Выбрать необходимый целевой формат.
  3. Нажать «Преобразовать».
  4. По завершении нужно нажать «скачать», чтобы загрузить документ на компьютер.

Использование сервиса сопряжено лишь с одной сложностью. Иногда «страдают» разметка или кодировка документа и вместо русского языка отображается набор вопросительных знаков. К счастью, можно выбрать способ кодировки при открытии самого файла Эксель.

Как перенести таблицу из Excel в Word?


Первый способ.

  1. У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
  2. Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
  3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
  4. Задаем параметры специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

  1. На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» — инструмент «Объект».
  2. В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
  3. Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.

Копирование

Всегда есть простейший вариант решения — просто скопировать и вставить необходимый текст. В этом случае можно просто перенести информацию, а можно даже сохранить её форматирование и структуру.

Обычное копирование

Чтобы перевести текст из Ворд в Эксель можно использовать простое копирование. Элементарное действие, которое потребует только открытия двух программ одновременно. Чтобы скопировать готовый текст требуется:

  1. Выделить участок текста.
  2. Скопировать текст нажав правой кнопкой мыши и выбрав «копировать». Либо, использовать сочетание клавиш «Ctrl+C».
  3. Перейти к документу Excel и выделить необходимую ячейку.
  4. Вставить текст любым доступным способом.
    • правая кнопка мыши и пункт «Вставить»;
    • сочетание клавиш «Ctrl+V»;
    • выбор пункта «Вставить» в верхнем правом углу экрана.

Не сложно заметить, что текст при этом помещается исключительно в указанную ячейку. В связи с чем, его читабельность в документе Эксель падает в несколько раз.

Опции копирования

Конечно, есть способы избежать рассмотренной выше проблемы, если только целью не является вставка текста единым фрагментом. Чтобы подготовить информацию к преобразованию Ворда в Эксель, потребуется расставить специальные символы:

  • «Tab» — кнопка табуляции в документе Word создаёт большой отступ. А вот в Excel эта же кнопка указывает на использование отдельной ячейки. Поставив этот символ текст можно расположить необходимым образом по идущим подряд горизонтальным ячейкам.
  • «Enter» («Перенос строки») – кнопка, которая указывает на смену строки Word. В Эксель это переход к следующей строке ячеек. То есть разделённый с помощью Enter текст будет располагаться в последовательных вертикальных ячейках.

В самом же Excel кнопки для удобного расположения текста по ячейкам и придания ему такого же вида, как в Word нет. Поэтому предстоит предварительно работать с материалом, чтобы он расположился максимально удачно. Вот так будет выглядеть вставленный текст, который мы заранее отформатировали (пример выше):

Единственной опцией копирования является выбор форматирования. Оно может быть таким же, как в исходном документе или как в конченом. Но это касается шрифта, его размера и прочих элементов.


С этим читают